Häufige Fragen zur
Konto Bescheinigung Online

Bei der Nachforderung von Unterlagen muss immer eine Dokumentart ausgewählt werden. Nur dann steht den Antragstellern auch die Option des „Uploads“ zur Verfügung. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit nur Text zu senden, weil man eventuell nur eine Information benötigt. In diesem Fall kann der Antragsteller aber auch nur mit Text antworten.

KonBeO soll so niedrigschwellig wie möglich nutzbar sein und es wurde daher grundsätzlich pro Erhöhungstatbestand nur 1 Dokument als Nachweis vorgesehen. Ausnahme ist der Barunterhalt, wo eine belegende Urkunde plus Zahlungsnachweis zwingend erforderlich sind.

Bzgl. des Naturalunterhalts und der dabei von den Antragsteller:innen notwendig angeklickten Aussage „wohnt in meinem Haushalt“ reicht dies im Zusammenhang mit der vor Antragstellung obligatorischen Versicherung, dass alle Angaben vollständig und richtig gemacht wurden, aus.

Nur wenn sich in der Gesamtschau aller gemachter Angaben tatsächliche Anhaltspunkte für berechtigte Zweifel ergeben, ob die unterhaltsberechtigte Person im gemeinsamen Haushalt mit der/dem Antragsteller:in lebt, kann ein weiterer Nachweis (z.B. amtlicher Ausweis, aus dem die gleiche Adresse erkennbar ist, Meldebescheinigung o.ä.) sinnvoll sein und dann über „Unterlagen nachfordern“ noch erfragt werden.

Wenn die antragstellende Person ihren gesamten Account löscht, bevor eine Bescheinigung ausgestellt wurde.

Seit dem Juni25-Update gibt es die Möglichkeit auch einen Gruppenaccount einzubinden. Diese Funktion steht im Profil der Leitung der Beratungsstelle zur Verfügung. Wenn an der Stelle eine E-Mailadresse hinterlegt und das entsprechende Häkchen gesetzt wird, gehen alle Statusmail nur noch an diese Adresse.

Details zum Onboarding finden Sie hier: https://konbeo.nrw/fuer-anerkannte-schuldnerberatungsstellen/

Grundsätzlich drei Voraussetzungen:

• Anerkennung gem. § 305 InsO in NRW
• Nutzungsvereinbarung nach Anmeldung
• Benennung einer (technischen) Leitung in der Beratungsstelle als Ansprechpartner für das KonBeO-Projektteam

Ja. Wenn Sie als anerkannte Stelle KonBeO nicht nur über www.konbeo.nrw nutzen, sondern in den eigenen Internetauftritt einbinden möchten, erhalten Sie einen entsprechenden HTML-Code, der von Ihrem Administrator eingepflegt werden kann.

Die Anwendung läuft dann in Form eines iFrame als Teil Ihres eigenen Internet-Angebots. Anträge, die über den iFrame gestellt werden, werden dann auch automatisch Ihrer anerkannten Stelle zur Bearbeitung zugeteilt.

Auf diese Weise können anerkannte Stellen ihr digitales Portfolio erweitern und es wird gleichzeitig sichergestellt, dass die Anträge von Klienten die bereits in einer Beratungsstelle in Beratung sind, in dieser Beratungsstelle ankommen.

Nein. Die Anwendung wird für alle gem. § 305 InsO anerkannten Stellen in NRW durch die Förderung des Ministeriums für Kinder, Jugend, Familie, Gleichstellung, Flucht und Integration des Landes Nordrhein-Westfalen kostenfrei zur Verfügung gestellt.

Das aktuelle Förderprojekt läuft bis 6/2026.

Grundsätzlich werden Anträge nur im zuständigen PLZ-Bereich und gleichmäßig auf alle dort teilnehmenden Stellen verteilt.

Es sind verschiedene – organisatorische und technische –  Maßnahmen zur Begrenzung der zu bearbeitenden Anträge vorgesehen. Weitergehende Informationen finden Sie unter Punkt 4 der „Informationen und Serviceleistungen zu KonBeO“, die Ihnen nach unverbindlicher Anmeldung zugesandt werden.

Ja. Dies kann optional auf zwei Wegen geschehen:

1. Nutzung der Anwendung via iFrame auf der Internetseite der anerkannten Stelle (vgl. oben „Kann die Anwendung für den eigenen Internetauftritt der Beratungsstelle genutzt werden?“).
2. Am Ende der Antragsstrecke werden die Kontoinhaber:innen gefragt, ob sie bereits bei einer anerkannten Stellung in Beratung sind und der Antrag dort bearbeitet werden soll. Wird diese Option gewählt, wird der Antrag direkt an die ausgewählte Beratungsstelle zur Bearbeitung übermittelt. ! Diese Abfrage erscheint nur dann, wenn es mehrere Beratungsstellen innerhalb des PLZ-Gebietes gibt!

Ja, innerhalb einer Beratungsstelle haben alle Mitarbeiter:innen Zugriff auf die eingegangenen Anträge. Zudem besteht die Möglichkeit, Notizen in den Antragsunterlagen zu hinterlegen.

Ja, wer den Antrag erstmalig öffnet, erscheint zunächst als Bearbeiter:in. Die Angabe wechselt, wenn ein anderer Benutzer den Antrag weiter bearbeitet.

Nein, der gleichzeitige Zugriff ist ausgeschlossen. Hat bereits eine Beratungskraft den Antrag geöffnet und eine zweite Beratungskraft versucht denselben Antrag zu öffnen, erscheint ein entsprechender Hinweis.

Hier haben die Antragsteller Angaben unter „Sonstige Sozialleistungen“ gemacht (z.B. UVG-Leistungen). In der Regel werden diese Leistungen nicht zu bescheinigen sein. Es kann aber Ausnahmen geben bzw. einzelne Leistungen befinden sich fachlich in Diskussion und die Entscheidung hierüber liegt letztlich bei den einzelnen anerkannten Stellen. Damit auch diese auf dem P-Konto eingehenden Zahlungen bei der Prüfung zur Bescheinigung berücksichtigt werden können, werden diese Leistungen – außerhalb der AG-SBV-DK_P-Konto-Ausfuellhinweise –  daher gesondert erfasst und gekennzeichnet.

Wichtig: Auch diese Belege müssen als geprüft markiert werden. Erst wenn alle Belege den grünen „Prüfrand“ haben, lässt sich die Bescheinigung bearbeiten. Keine Sorge, das führt nicht dazu, dass der Betrag in die Bescheinigung eingetragen wird. Dies muss manuell erfolgen, wenn gewünscht.

Es ist kein Abschluss nötig. Sobald die Bescheinigung ausgestellt wurde, erhält der Fall den Status „Abgeschlossen“ und wird in der Statistik gezählt.

Die Verzögerung tritt ein, weil die Bescheinigung erst verschlüsselt wird, bevor sie im Account des Antragsstellers abgelegt wird. Dies ist eine Sicherheitsmaßnahme gegen unberechtigte Zugriffe Dritter auf das Dokument.

Ja, dafür wird im Bearbeiter-Dashboard extra eine Statistik-Seite zur Verfügung gestellt. Die Auswertungen erfolgen automatisch und DSGVO-konform anonymisiert.

Das kann eine Beratungsstelle selber entscheiden. Sinnvoll ist eine Archivierung zum Beispiel nach dem Jahreswechsel. Wenn sehr viele Anträge eingehen, kann dadurch das Dashboard übersichtlicher gehalten werden.

Empfehlenswert ist es, noch einmal Kontakt aufzunehmen. Das kann über KonBeO über die Funktion „Unterlagen nachfordern“ erfolgen. Hier kann auch ein Text alleine gesendet werden. Bei den Informationen des Antragstellers sind E-Mail-Adresse und Telefonnummer angegeben, diese Kontaktwege stehen auch zur Verfügung. Wie oft eine Erinnerung erfolgt, kann jeder Träger für sich entscheiden.

Bleibt es dabei, dass keine weitere Mitteilung seitens des Antragstellers kommt, kann der Vorgang über folgenden Weg abgeschlossen werden:
Über den Button „Bescheinigung bearbeiten“ das Auswahlfenster öffnen. Dort die Option „Keine Bescheinigung möglich – Fall abschließen“ auswählen. Der Antragsteller erhält eine entsprechende Nachricht und der Fall wird in KonBeO abgeschlossen.

Da bereits Angaben des Antragstellers vorhanden sind, kann auch in dem Fall die Bescheinigung über KonBeO erstellt werden. Die Beratungskraft druckt diese dann aus und händigt die Bescheinigung aus. Um den Fall abzuschließen muss allerdings eine der Optionen („per Post“ oder „Fall abschließen“) gewählt werden.

Alternativ kann wie unter Punkt „Wie geht man mit einem Antrag um, wenn der Antragsteller sich nicht mehr meldet?“ verfahren werden.

Neu angelegte Benutzer erhalten eine Registrierungs-E-Mail. In dieser befindet sich ein Link in Verbindung mit einer URL, um das erste Passwort zu setzen. In dieser URL sind bestimmte Sicherheitsvorkehrungen enthalten, um den IT-Standard zu gewährleisten. Diese sind aber mit dem Link selber verknüpft und nicht mit der URL des Links. Klickt man nun nicht einfach auf den Link, sondern kopiert die URL in den Browser, funktioniert das Ganze nicht mehr. Das ist ein gewolltes Verhalten, da wir so ein mögliches Einfallstor für Hacker verhindern. Lösung: Einfach auf den Link in der Registrierungs-E-Mail klicken und das Passwort setzen.

In der Verlaufsanzeige wird „Antrag wurde gelöscht“ ausgewiesen. Dies kann zwei Ursachen haben:

1. 1. Die antragstellende Person hat nach Erhalt der Bescheinigung ihren gesamten Account gelöscht.

1. 1. Die hinterlegte Datenschutz-Löschfrist von 3 Monaten nach Erhalt der Bescheinigung ist abgelaufen.

Tipp: Für die eigenen Dokumentationsanforderungen ist es sinnvoll, direkt bei Erstellen der Bescheinigung diese und die Antragsunterlagen in der eigenen Datenablage zu speichern.

• Erlaubtes Dateiformat: PNG
• Notwendiges Maß: 500x120px für die Signatur, 800 x 400px für die Stempeldatei
  Die Maße des Scans müssen ggf. ein wenig angepasst werden, hierfür kann eigene installierte Software genutzt werden oder frei zugängliche Online-Tools.
• Empfehlung: Unterschrift/Stempel auf weißem Hintergrund
• Farbige Uploads werden auch farbig in das PDF eingefügt

Die vorbereiteten Bilddateien müssen in jedem Benutzerprofil hochgeladen werden. Die hochgeladene Datei wird 1:1 so in die P-Konto-Bescheinigung eingefügt. Wenn ein Nutzer:in noch keine Signatur hochgeladen hat, kann er/ sie auch keine Bescheinigung erstellen und ein Fehler wird angezeigt. Der Stempel hingegen ist optional. Sollte keine Stempeldatei hochgeladen sein, lässt sich die Bescheinigung trotzdem wie gewohnt bearbeiten.

Ja, auch bei der elektronisch erstellten Bescheinigung handelt es sich um ein „Original“. Die Beratungsstelle ist als Absender erkennbar und bestätigt mit Unterschrift und Stempel, dass sie die Bescheinigung ausgestellt hat. Der Gesetzgeber hat in § 903 ZPO kein Formerfordernis vorgesehen.

Es wird empfohlen groß und deutlich zu unterschreiben. Die eingescannte Version dann im passenden Seitenverhältnis ausschneiden. Bei einer Pixelgröße von 500×120 ist das etwa 4:1. Wird nun in einem Bildbearbeitungsprogramm die geforderte Pixelgröße eingestellt, erscheint die Signatur nahezu wie beim Original.

Ja, das ist möglich. Falls mit der Bearbeitung der Bescheinigung bereits begonnen wurde, man den Vorgang aber zwischenzeitlich schließen muss, wird die Bescheinigung mit den bis dahin eingepflegten Änderungen gespeichert. Beim nächsten Bearbeiten der Bescheinigung öffnet sich das Dokument direkt mit den gespeicherten Angaben.