Häufige Fragen zur
Konto Bescheinigung Online

Was sind die Voraussetzungen für die Nutzung von KonBeO für eine Beratungsstelle?

Details zum Onboarding finden Sie hier: https://konbeo.nrw/fuer-anerkannte-schuldnerberatungsstellen/

Grundsätzlich drei Voraussetzungen:

• Anerkennung gem. § 305 InsO in NRW
• Nutzungsvereinbarung nach Anmeldung
• Benennung einer (technischen) Leitung in der Beratungsstelle als Ansprechpartner für das KonBeO-Projektteam
  
  

Kann die Anwendung für den eigenen Internetauftritt der Beratungsstelle genutzt werden?

Ja. Wenn Sie als anerkannte Stelle KonBeO nicht nur über www.konbeo.nrw nutzen, sondern in den eigenen Internetauftritt einbinden möchten, erhalten Sie einen entsprechenden HTML-Code, der von Ihrem Administrator eingepflegt werden kann.

Die Anwendung läuft dann in Form eines iFrame als Teil Ihres eigenen Internet-Angebots. Anträge, die über den iFrame gestellt werden, werden dann auch automatisch Ihrer anerkannten Stelle zur Bearbeitung zugeteilt.

Auf diese Weise können anerkannte Stellen ihr digitales Portfolio erweitern und es wird gleichzeitig sichergestellt, dass die Anträge von Klienten die bereits in einer Beratungsstelle in Beratung sind, in dieser Beratungsstelle ankommen.

Kostet die Nutzung/Einbindung der Anwendung etwas für die teilnehmenden Stellen?

Nein. Die Anwendung wird für alle gem. § 305 InsO anerkannten Stellen in NRW durch die Förderung des Ministeriums für Kinder, Jugend, Familie, Gleichstellung, Flucht und Integration des Landes Nordrhein-Westfalen kostenfrei zur Verfügung gestellt.

Das aktuelle Förderprojekt läuft bis 6/2026.

Wie viele Anträge bekommt eine teilnehmende Stelle über KonBeO?

Grundsätzlich werden Anträge nur im zuständigen PLZ-Bereich und gleichmäßig auf alle dort teilnehmenden Stellen verteilt.

Es sind verschiedene – organisatorische und technische –  Maßnahmen zur Begrenzung der zu bearbeitenden Anträge vorgesehen. Weitergehende Informationen finden Sie unter Punkt 4 der „Informationen und Serviceleistungen zu KonBeO“, die Ihnen nach unverbindlicher Anmeldung zugesandt werden.  

Können Kontoinhaber:innen, die schon bei einer anerkannten Stelle in Beratung sind, über KonBeO gezielt dort die Bearbeitung der Bescheinigung beantragen?

Ja. Dies kann optional auf zwei Wegen geschehen:

1. Nutzung der Anwendung via iFrame auf der Internetseite der anerkannten Stelle (vgl. oben „Kann die Anwendung für den eigenen Internetauftritt der Beratungsstelle genutzt werden?“).
2. Am Ende der Antragsstrecke werden die Kontoinhaber:innen gefragt, ob sie bereits bei einer anerkannten Stellung in Beratung sind und der Antrag dort bearbeitet werden soll. Wird diese Option gewählt, wird der Antrag direkt an die ausgewählte Beratungsstelle zur Bearbeitung übermittelt.
   
   

Können Mitarbeiter:innen einer Beratungsstelle offene Anträge vertretungsweise weiter bearbeiten, wenn jemand ausfällt (Urlaub, Krankheit etc.)?

Ja, innerhalb einer Beratungsstelle haben alle Mitarbeiter:innen Zugriff auf die eingegangenen Anträge. Zudem besteht die Möglichkeit, Notizen in den Antragsunterlagen zu hinterlegen.

Kann man erkennen, welche:r Mitarbeiter:in den Antrag aktuell bearbeitet?

Ja, wer den Antrag erstmalig öffnet, erscheint zunächst als Bearbeiter:in. Die Angabe wechselt, wenn ein anderer Benutzer den Antrag weiter bearbeitet.

Können zwei Beratungskräfte gleichzeitig einen Antrag bearbeiten?

Nein, der gleichzeitige Zugriff ist ausgeschlossen. Hat bereits eine Beratungskraft den Antrag geöffnet und eine zweite Beratungskraft versucht denselben Antrag zu öffnen, erscheint ein entsprechender Hinweis.

Der Antrag zeigt oben einen Hinweis auf einen „Sonderfall“ an. Was bedeutet das?

Hier haben die Antragsteller Angaben unter „Sonstige Sozialleistungen“ gemacht (z.B. UVG-Leistungen). In der Regel werden diese Leistungen nicht zu bescheinigen sein. Es kann aber Ausnahmen geben bzw. einzelne Leistungen befinden sich fachlich in Diskussion und die Entscheidung hierüber liegt letztlich bei den einzelnen anerkannten Stellen. Damit auch diese auf dem P-Konto eingehenden Zahlungen bei der Prüfung zur Bescheinigung berücksichtigt werden können, werden diese Leistungen – außerhalb der AG-SBV-DK_P-Konto-Ausfuellhinweise –  daher gesondert erfasst und gekennzeichnet.

Wichtig: Auch diese Belege müssen als geprüft markiert werden. Erst wenn alle Belege den grünen „Prüfrand“ haben, lässt sich die Bescheinigung bearbeiten. Keine Sorge, das führt nicht dazu, dass der Betrag in die Bescheinigung eingetragen wird. Dies muss manuell erfolgen, wenn gewünscht.

Wie schließt man einen Fall ab?

Es ist kein Abschluss nötig. Sobald die Bescheinigung ausgestellt wurde, erhält der Fall den Status „Abgeschlossen“ und wird in der Statistik gezählt.

Das Senden der Bescheinigung dauert recht lang, woran liegt das?

Die Verzögerung tritt ein, weil die Bescheinigung erst verschlüsselt wird, bevor sie im Account des Antragsstellers abgelegt wird. Dies ist eine Sicherheitsmaßnahme gegen unberechtigte Zugriffe Dritter auf das Dokument.

Lassen sich die über KonBeO bearbeiteten Anträge und ausgestellten Bescheinigungen statistisch auswerten?

Ja, dafür wird im Bearbeiter-Dashboard extra eine Statistik-Seite zur Verfügung gestellt. Die Auswertungen erfolgen automatisch und DSGVO-konform anonymisiert.

Wann soll ein Antrag/ Fall archiviert werden?

Das kann eine Beratungsstelle selber entscheiden. Sinnvoll ist eine Archivierung zum Beispiel nach dem Jahreswechsel. Wenn sehr viele Anträge eingehen, kann dadurch das Dashboard  übersichtlicher gehalten werden.

Wie beendet man einen Antrag, wenn der Ratsuchende persönlich in die Beratungsstelle kommt?

Bei der Funktion „Bescheinigung bearbeiten“ gibt es die Auswahl „keine Bescheinigung möglich – Terminvereinbarung“. Damit wird der Ratsuchende eingeladen einen Termin in der Beratungsstellen zu machen und der Vorgang automatisch abgeschlossen. Zuvor kann die Bescheinigung mit den bereits vorhandenen Angaben des Antragstellers gespeichert werden, um bei dem Termin darauf zurückgreifen zu können.
Die Variante, dass Antragsteller den Antrag zurückziehen, verfälscht die Statistik.

Wieso wird das Passwort bei Neuanlage eines Benutzers nicht angenommen?

Neu angelegte Benutzer erhalten eine Registrierungs-E-Mail. In dieser befindet sich ein Link in Verbindung mit einer URL, um das erste Passwort zu setzen. In dieser URL sind bestimmte Sicherheitsvorkehrungen enthalten, um den IT-Standard zu gewährleisten. Diese sind aber mit dem Link selber verknüpft und nicht mit der URL des Links. Klickt man nun nicht einfach auf den Link, sondern kopiert die URL in den Browser, funktioniert das Ganze nicht mehr. Das ist ein gewolltes Verhalten, da wir so ein mögliches Einfallstor für Hacker verhindern. Lösung: Einfach auf den Link in der Registrierungs-E-Mail klicken und das Passwort setzen.

Warum kommt keine Benachrichtigungs-E-Mail, wenn ein Antrag eingeht?

Wenn eine Beratungsstelle nur mit einer Beratungskraft hinterlegt ist, ist diese in der Regel die Leitung der Beratungsstelle. KonBeO ist so programmiert, dass die Benachrichtigungsmails über eingehende Anträge an alle Benutzer einer Beratungsstelle gehen. Die Leitung bekommt die Information erst, wenn nach 3 Tagen noch keine Bearbeitung begonnen wurde. Lösung: Parallel noch einen Benutzer anlegen. Das kann die gleiche Person sein, muss aber eine andere E-Mailadresse hinterlegen.

Wann erscheint ein Antrag als „gelöscht“ im Dashboard?

Wenn die antragstellende Person ihren gesamten Account löscht, bevor eine Bescheinigung ausgestellt wurde.

Warum wechselt der Status von „abgeschlossen“ auf „gelöscht“?

In der Verlaufsanzeige wird „Antrag wurde gelöscht“ ausgewiesen. Dies kann zwei Ursachen haben:

1. Die antragstellende Person hat nach Erhalt der Bescheinigung ihren gesamten Account gelöscht.
2. Die hinterlegte Datenschutz-Löschfrist von 3 Monaten nach Erhalt der Bescheinigung ist abgelaufen.  

Tipp: Für die eigenen Dokumentationsanforderungen ist es sinnvoll, direkt bei Erstellen der Bescheinigung diese und die Antragsunterlagen in der eigenen Datenablage zu speichern.